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河套酒業(yè)ERP越釀越香

2011/11/08

　　一、河套酒業(yè)簡(jiǎn)介

　　內蒙古河套酒業(yè)集團股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“河套酒業(yè)”）始建于1952年，經(jīng)過(guò)半個(gè)多世紀的發(fā)展，由小到大，由弱到強，在同行業(yè)競爭中異軍突起，由一個(gè)縣級國營(yíng)制酒廠(chǎng)，逐漸成長(cháng)為內蒙古20戶(hù)重點(diǎn)大企業(yè)集團之一，成為全區釀酒行業(yè)的龍頭企業(yè)。

　　目前，河套酒業(yè)擁有31億元總資產(chǎn)，6600多名員工，以及180萬(wàn)平方米占地面積。主導產(chǎn)品有“河套王”、“河套老窖”系列為代表的濃香型白酒，以“金馬酒”為代表的復合香型白酒，以“河套陳藏”為代表的清香型白酒和以“御膳春”保健酒、“百吉納”奶酒為代表的營(yíng)養滋補型四大系列多個(gè)花色品種，是北方濃香型酒的典型代表。

　　通過(guò)不斷推進(jìn)、完善和落實(shí)企業(yè)內部管理，河套酒業(yè)已經(jīng)形成了一個(gè)相對科學(xué)高效的管理體系，并引入了先進(jìn)的現代化管理手段和設施，在生產(chǎn)車(chē)間推行定置管理，引入海爾OEC管理模式，搭建了ERP系統、OA協(xié)同辦公管理平臺，使企業(yè)的管理水平不斷提升。2008年，河套酒業(yè)被評為“2008年度中國企業(yè)信息化500強”。

　　近年來(lái)，河套酒業(yè)堅持以市場(chǎng)為導向，努力推進(jìn)自主創(chuàng )新，做大做強白酒主業(yè)，加強市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，不斷擴大市場(chǎng)份額，形成以?xún)让晒胖形鞑康貐^為基地，周邊省市為前沿，輻射全國的營(yíng)銷(xiāo)體系，銷(xiāo)售額和利稅以年均30%的速度遞增，已經(jīng)發(fā)展成為以白酒為主業(yè)，兼有奶酒、保健酒、包裝物制造、番茄加工、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)等多種產(chǎn)業(yè)門(mén)類(lèi)的集團公司，成為地區的龍頭骨干企業(yè)，為地方經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮著(zhù)強大的帶動(dòng)作用。

　　二、河套酒業(yè)信息化應用歷史發(fā)展之路

　　從1995年至今，河套酒業(yè)的信息化發(fā)展大致經(jīng)歷了三個(gè)階段：

　　第一階段是1995年-2000年，從1995年起，河套酒業(yè)先后引進(jìn)了國內知名廠(chǎng)商提供的DOS版進(jìn)銷(xiāo)存系統、工資系統和財務(wù)管理系統，但這三套系統之間相互獨立，數據的交換需要通過(guò)軟盤(pán)來(lái)實(shí)現。

　　2000年-2009年，伴隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，河套酒業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)入了第二階段，在這一時(shí)期，實(shí)施的信息化項目主要有公司網(wǎng)站、監控系統、郵件系統、OA系統和ERP系統。

　　最初的ERP系統是由北京某IT企業(yè)提供的，由于該系統不成熟、問(wèn)題比較多，再加上當時(shí)河套酒業(yè)內部管理人員和普通員工對于計算機系統的認識程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不高，經(jīng)過(guò)兩年艱難的實(shí)施，河套酒業(yè)最終放棄了與該企業(yè)的合作。

　　經(jīng)過(guò)這次失敗，河套酒業(yè)認真總結經(jīng)驗，開(kāi)始向其他公司尋求解決方案。2003年，河套酒業(yè)和國內某知名軟件企業(yè)建立了合作關(guān)系，經(jīng)過(guò)雙方一年多的努力，成功實(shí)施了ERP系統，實(shí)施內容涉及財務(wù)、銷(xiāo)售、采購、庫存、質(zhì)量、人力資源和生產(chǎn)。經(jīng)過(guò)此次實(shí)施，河套酒業(yè)的業(yè)務(wù)管理水平得到了極大的提升，公司上下對于信息系統建設有了更深層次的認識，為加快企業(yè)信息化建設奠定了技術(shù)基礎。在隨后的2005年-2009年期間，河套酒業(yè)先后給下屬企業(yè)和辦事處實(shí)施了該系統。經(jīng)過(guò)15年左右的信息化建設，各系統伴隨著(zhù)河套酒業(yè)的發(fā)展得到了充分的應用，并且取得了不錯的效果。

　　然而，企業(yè)發(fā)展之快遠遠超過(guò)了系統設計時(shí)的預期，隨著(zhù)企業(yè)規模不斷擴大，新的管理需求不斷提出，河套酒業(yè)對集團化的管理需求迫在眉睫，原有的ERP系統已不再適合企業(yè)發(fā)展變化的需求，河套酒業(yè)不得不放棄原有的ERP系統，尋求新的解決方案。

　　2009年，依據發(fā)展規劃，河套酒業(yè)制定了新的企業(yè)信息化戰略規劃，以支撐河套酒業(yè)的發(fā)展，規劃要求打破現有集團內企業(yè)之間的信息孤島，建立統一的信息管理平臺；深化分銷(xiāo)管理，跟蹤終端市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，為快速響應市場(chǎng)提供及時(shí)準確的信息；建設集團運營(yíng)監管平臺，幫助企業(yè)快速準確發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題提供決策依據；重點(diǎn)打造自有的專(zhuān)業(yè)ERP應用、開(kāi)發(fā)和管理團隊，通過(guò)該團隊管理水平的提升，不斷規范、優(yōu)化和提升企業(yè)管理，以實(shí)現信息化推動(dòng)工業(yè)化發(fā)展的目標。

　　圍繞新的規劃要求，河套酒業(yè)信息化發(fā)展進(jìn)入了第三階段，這個(gè)階段實(shí)施的主要項目有安保系統、智能辦公大樓、企業(yè)資源計劃系統、防偽防串系統及ERP系統和OA系統、網(wǎng)站、防偽防串系統四者的融合。在這個(gè)階段，最重要的就是ERP系統的建設，經(jīng)過(guò)對國內外多家廠(chǎng)商的考察，河套酒業(yè)最終決定和SAGE公司合作，這次合作對于河套酒業(yè)來(lái)說(shuō)，可謂是鳳凰涅槃，浴火重生。

　　三、河套酒業(yè)ERP系統介紹

　　河套酒業(yè)原有ERP系統部署如下：

　　在原有系統中，每個(gè)公司有自己獨立的帳套，雖然每個(gè)公司內部的產(chǎn)、供、銷(xiāo)、人、財、物等功能能夠有效地集成和綜合利用，但對于整個(gè)集團來(lái)說(shuō)，其中的每個(gè)公司都是一個(gè)信息孤島，不能形成數據集中、數據共享，不利于集團統一管理，也不能形成銷(xiāo)售公司、股份公司、生產(chǎn)公司完整的供應鏈流程。而且，由于河套集團正處于不斷的發(fā)展壯大之中，越來(lái)越多的分子公司將統一在這個(gè)平臺之上，因此統一的集團ERP管理平臺成為急迫的需求。

　　河套酒業(yè)新ERP系統部署如下：

　　河套酒業(yè)信息中心某某向記者詳解了ERP應用架構的搭建過(guò)程：

　　首先可以根據河套酒業(yè)的需要，建立任意個(gè)二級集團，在每一個(gè)二級集團下面，根據組織機構的變化和發(fā)展，系統還允許不斷地擴展和調整，可以不斷增加獨立運作的實(shí)體公司。

　　這些獨立的實(shí)體根據需要可以進(jìn)行分拆、合并，如：包頭辦事處目前為業(yè)務(wù)獨立、財務(wù)獨立的經(jīng)營(yíng)實(shí)體；如果業(yè)務(wù)需要，可以隨時(shí)合并到其他銷(xiāo)售公司，統一進(jìn)行財務(wù)核算，而業(yè)務(wù)運作仍然獨立進(jìn)行，以便需要時(shí)可以再次獨立財務(wù)運作。只需要選上或去掉會(huì )計核算標志，即可改變核算關(guān)系。

　　集團的ERP 信息平臺幫助河套酒業(yè)搭建了集團的銷(xiāo)售、物流平臺，從而搭建了河套酒業(yè)特有的多級銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò )信息化支撐平臺，實(shí)現銷(xiāo)售的快速響應、物流的共享，極大地提高了物流速度，減少了成品資金的物流環(huán)節占用。

　　對于食品類(lèi)企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理的重點(diǎn)在銷(xiāo)售與分銷(xiāo)、資金及各項費用的管理和控制環(huán)節等方面，尤其是白酒生產(chǎn)分銷(xiāo)企業(yè)，現有的銷(xiāo)售還完全依賴(lài)傳統的分銷(xiāo)、物流方式。所以，利用先進(jìn)的計算機、信息技術(shù)對現有的銷(xiāo)售、物流系統進(jìn)行改造，加強銷(xiāo)售策略管理，提供銷(xiāo)售過(guò)程管理工具，確保銷(xiāo)售費用為企業(yè)創(chuàng )造更大的價(jià)值成為首要目標。

　　根據費用動(dòng)因，河套酒業(yè)將銷(xiāo)售過(guò)程中的所有費用細化為六大類(lèi)型：銷(xiāo)售業(yè)務(wù)費用、銷(xiāo)售一般費用、廣告費用、銷(xiāo)售折扣、銷(xiāo)售返利和終端費用。細分后的費用絕大多數能夠建立與業(yè)績(jì)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而在這個(gè)基礎上建立了與業(yè)務(wù)掛鉤的彈性費用額度制度。對少部分與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的固定費用（如電話(huà)費）等按照預算進(jìn)行控制，從而實(shí)現業(yè)務(wù)產(chǎn)生費用、預算產(chǎn)生費用的自動(dòng)費用額度生成處理。同時(shí)根據不同的費用分別進(jìn)行管理，為費用的使用、審批提供了快捷、有效的支撐平臺。

　　該平臺從費用允許產(chǎn)生的源頭開(kāi)始管理，設置費用的控制環(huán)節，要求批準的費用按照指定方式進(jìn)行使用。對費用的使用進(jìn)行嚴格的審批和授權，確保費用的合理使用。對折讓形式的費用統一進(jìn)行考核，根據事先制定的規則自動(dòng)計算，并按照客戶(hù)進(jìn)行歸集和使用，考核客戶(hù)盈利貢獻率。對于少量的銷(xiāo)售管理費用，同樣納入有效的過(guò)程管理，并結合不同的品系分別設定，從而鼓勵銷(xiāo)售團隊全力進(jìn)行不同的市場(chǎng)開(kāi)拓，確保新品盡快進(jìn)入市場(chǎng)。市場(chǎng)費用考核與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，重點(diǎn)考核其應用效果，從而為市場(chǎng)投入提供市場(chǎng)活動(dòng)群體、環(huán)節、季節等方面的詳細數據，從而提高市場(chǎng)費用的應用效果。

　　四、深化應用，快速反應

　　從上圖可以看出，河套酒業(yè)包括股份公司、生產(chǎn)公司、銷(xiāo)售公司、辦事處等獨立核算的實(shí)體或分子公司，但是實(shí)際上整個(gè)供應鏈系統是完全集成在一起的。孤立的解決上述問(wèn)題，只能帶來(lái)重復工作量、公司間相同業(yè)務(wù)不一致以及滯后、市場(chǎng)反應不及時(shí)等問(wèn)題。因此跨公司實(shí)體，實(shí)現銷(xiāo)售計劃、生產(chǎn)計劃、采購計劃三大計劃集成、物流集成是白酒類(lèi)生產(chǎn)企業(yè)供應鏈系統信息化的關(guān)鍵。

　　利用集團化ERP應用平臺，河套酒業(yè)創(chuàng )建了自己的生產(chǎn)物流平臺，從而跨越實(shí)體快速響應最前端的市場(chǎng)需求，在確保市場(chǎng)需要的同時(shí)，大大降低了成品酒、包裝材料的資金占用。

　　經(jīng)過(guò)充分論證，河套酒業(yè)將原來(lái)的三大計劃統一升級為三大訂單，使計劃做的更詳細、更具體，更具有可行性。三大訂單執行的好壞，將直接反映三大計劃執行的準確程度，公司上下都以三大訂單為中心，使目標更具體，更具有可操作性和考核性。

　　首先確認銷(xiāo)售公司的銷(xiāo)售訂單控制方式，嚴格按照信用額度管理，沒(méi)有超過(guò)信用額度的訂單可以走綠色通道快速通過(guò)。僅對信用額度不足或價(jià)格異常的訂單按照規定提請審批。嚴格控制付款提前期，將財務(wù)審核提前到業(yè)務(wù)控制之前。對沒(méi)有按期提貨造成積壓的，根據積壓周期進(jìn)行信用額度或款項的扣減，提高發(fā)貨準確率。由專(zhuān)人通過(guò)ERP 平臺對銷(xiāo)售訂單進(jìn)行跟蹤，從而快速發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題，避免拖拉、推諉現象出現。

　　通過(guò)系統自動(dòng)監管各環(huán)節成品酒庫存，自動(dòng)計算庫存不足量，并下達生產(chǎn)計劃。對庫存有貨，但是沒(méi)有發(fā)貨日的進(jìn)行庫存占用，以防止該庫存被其他銷(xiāo)售訂單占用，造成不能按期裝運，影響客戶(hù)滿(mǎn)意度。對于緊急發(fā)貨可以根據優(yōu)先原則，取消不緊急訂單的庫存占用，優(yōu)先考慮緊急重要的市場(chǎng)需求。

　　三大訂單執行情況的考核提高了預測品種、數量、時(shí)間準確度，反過(guò)來(lái)也保證了三大訂單的有效執行。

　　從前端銷(xiāo)售到后臺生產(chǎn)物流全流程的實(shí)現，為產(chǎn)品跟蹤提高了強有力的保障。作為食品行業(yè)，要求實(shí)現對產(chǎn)品流通的監管和對質(zhì)量進(jìn)行追溯跟蹤，白酒分銷(xiāo)企業(yè)更是要求對產(chǎn)品流向進(jìn)行嚴格監管，從而確保企業(yè)的區域銷(xiāo)售策略得到有效落實(shí)，防止串貨現象擾亂市場(chǎng)，打擊假冒偽劣產(chǎn)品。

　　河套酒業(yè)選用產(chǎn)品標識和產(chǎn)品跟蹤解決方案提供商偉迪捷的產(chǎn)品跟蹤系統，實(shí)現了與ERP 系統的集成。產(chǎn)品跟蹤系統不僅實(shí)現了從生產(chǎn)環(huán)節開(kāi)始到終端環(huán)節的自動(dòng)跟蹤處理，還為市場(chǎng)監管人員提供了有效的監管手段。

　　通過(guò)ERP與白酒生產(chǎn)線(xiàn)現場(chǎng)激光打碼系統的集成，實(shí)現單件的跟蹤管理。

　　為提高物流操作的實(shí)用性，適應現場(chǎng)的高效操作，ERP 記錄瓶碼、箱碼、棧板碼的對應關(guān)系，在不同的環(huán)節可以分別通過(guò)瓶碼、箱碼以及棧碼等條碼進(jìn)行快速的物流操作，提高物流操作效率。

　　最終通過(guò)完整物流的集成，為市場(chǎng)管理人員提供一個(gè)方便的防串貨管理平臺。

　　防串貨跟蹤系統同時(shí)也極大地提高了生產(chǎn)效率。

　　在生產(chǎn)線(xiàn)改造之前，生產(chǎn)過(guò)程中，同樣的工作人員要分成兩個(gè)不同的時(shí)間段，用兩個(gè)大工序完成整個(gè)包裝過(guò)程，人員總數為44人，在人員工時(shí)相同數量的產(chǎn)品包裝為88人，在相同時(shí)間內的產(chǎn)能浪費是50%以上。

　　改裝后，罐裝-涼瓶和裝盒-碼垛兩道大工序被合成為罐裝-堆垛一道大工序，在生產(chǎn)過(guò)程中，工作人員總數為23人，人員工時(shí)生產(chǎn)效率提高了382%，在相同時(shí)間內的產(chǎn)能提高了100%以上。

　　五、集團運營(yíng)監管

　　隨著(zhù)河套酒業(yè)的發(fā)展壯大，跨區域、上規模為集團管理帶來(lái)很大的難度。河套酒業(yè)需要對集團總部、分子公司重點(diǎn)業(yè)務(wù)的異常情況進(jìn)行及時(shí)有效的監控，對大筆業(yè)務(wù)交易集中授權控制。傳統的人為報告制度容易造成遺忘未報、報告不及時(shí)以及故意隱瞞不報等情況，河套酒業(yè)需要一個(gè)積極、主動(dòng)的預警系統，做到及時(shí)、準時(shí)、主動(dòng)的預警提醒，從而減輕河套酒業(yè)的監管工作量，確保重大業(yè)務(wù)發(fā)生有警示、重大經(jīng)營(yíng)狀況變化有預警。并針對集團公司架構，建立不同層級的預警機制，最高可到集團決策機構，最低可以到具體的業(yè)務(wù)人員。這樣，同樣的業(yè)務(wù)就可以根據問(wèn)題的嚴重性，分別向不同的監管人員進(jìn)行主動(dòng)預警。在實(shí)施過(guò)程中，賽捷按照現有的需要進(jìn)行預警機制的定義，當預警機制發(fā)生變化時(shí)，河套酒業(yè)只需要根據變化進(jìn)行預警條件的調整即可。

　　通過(guò)與ERP 集成的預警平臺，河套酒業(yè)可以根據需要監控任意環(huán)節，向相應管理者發(fā)布預警信息。可以針對同一個(gè)業(yè)務(wù)中不同的業(yè)務(wù)動(dòng)作定義監控，可以集中監控，也可以根據管理層的要求對特定條件異常業(yè)務(wù)進(jìn)行監管。在異常業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，通過(guò)郵件或短信等指定形式主動(dòng)向監管進(jìn)行報告。如下圖對整體應收帳款超過(guò)指定額度的預警。

　　在需要時(shí)，還可以通過(guò)鼠標雙擊附件，查看詳細異常業(yè)務(wù)情況或對該業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)的審批處理。

　　利用ERP 平臺，河套酒業(yè)還定義了企業(yè)經(jīng)營(yíng)監管門(mén)戶(hù)，以便管理人員及時(shí)了解正常的企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況和發(fā)展變化態(tài)勢，為企業(yè)提供直觀(guān)、實(shí)時(shí)、準確的跨實(shí)體的經(jīng)營(yíng)分析報告，幫助企業(yè)做出準確的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策。針對不同崗位的管理人員，分別定義了相應的管理門(mén)戶(hù)，從而得到跨實(shí)體、跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)的綜合報告。

　　六、自主的ERP應用平臺

　　多年的ERP應用讓河套酒業(yè)清楚的認識到：企業(yè)自身的ERP 實(shí)施團隊和自主、靈活、可擴展的ERP 平臺，是企業(yè)信息化應用持續提高的保障。于是重金打造了企業(yè)自己的ERP 實(shí)施團隊，高層領(lǐng)導親自帶隊，由伴隨ERP 應用過(guò)程成長(cháng)起來(lái)的既懂企業(yè)業(yè)務(wù)又熟悉IT 技術(shù)的信息化人員組成ERP 小組的骨干，并抽調全面熟悉企業(yè)的審計部部長(cháng)，專(zhuān)職負責ERP 小組的業(yè)務(wù)指導，組成常務(wù)項目小組。同時(shí)協(xié)調各部門(mén)關(guān)鍵用戶(hù)，組成項目小組，集中在專(zhuān)門(mén)的會(huì )議室進(jìn)行ERP 的實(shí)施工作，從而大大提高了工作效率。

　　通過(guò)自主ERP 的深化應用，河套酒業(yè)打造了一個(gè)強大的企業(yè)管理應用專(zhuān)家團隊及深化應用團隊。通過(guò)靈活的ERP平臺實(shí)現了企業(yè)業(yè)務(wù)系統不斷的規范和提升，還可以根據企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)行應用系統調整。圍繞著(zhù)ERP 的核心應用，進(jìn)行推廣拓展，全方位地滿(mǎn)足企業(yè)綜合應用，最大程度的消滅信息孤島，實(shí)現信息資源共享，加強企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)監管，為河套酒業(yè)的騰飛保駕護航。

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