SmarTalk F3000傳真服務(wù)器系統
一、 系統概述
1．1 系統簡(jiǎn)介
傳真作為一種能同時(shí)傳送圖像、文字的通信手段，已被廣泛地應用，傳真機以其設備簡(jiǎn)單，操作方便，通信快捷等特點(diǎn)深受人們歡迎。
但是，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，使用傳真機也出現了種種不便，例如：
正是基于以上的考慮，我們在深入了解用戶(hù)需求，借鑒了傳真服務(wù)器的一些概念，并參考國外同類(lèi)的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的基礎上，開(kāi)發(fā)了SmarTalka F3000 傳真處理中心系統，該系統包含了傳真回復、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務(wù)器、語(yǔ)音信箱、語(yǔ)音布告等多項功能，為貴單位傳真自動(dòng)處理提供了最佳解決方案，為您展示了電腦與傳真相結合所創(chuàng )造的奇妙世界。
基本功能（Basic Function）： ( √ 基本項 v 可選項 )
√ SmarTalk V3000自動(dòng)總機/語(yǔ)音信箱所有的功能
√ 傳真回復(即時(shí)索取傳真,授權索取傳真)
√ 傳真接收(傳真信箱接收,Email通知)
√ 傳真發(fā)送(即時(shí)發(fā)送,定時(shí)發(fā)送)
v 傳真服務(wù)器(Option)
√ 提供文本文件、WORD文件、PCX 文件、TIF文件的轉換工具
√ 提供錄放音工具，用戶(hù)可重新錄制所有系統提示語(yǔ)
1．2 功能介紹
本系統是基于WINDOWS NT 服務(wù)器的傳真處理中心系統，系統以傳真服務(wù)器為中心，支持網(wǎng)絡(luò )傳真功能，利用Email服務(wù)器管理系統，每個(gè)業(yè)務(wù)座席可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真，就象平時(shí)收發(fā)Email一樣方便、靈活。利用TCP/IP協(xié)議，每個(gè)業(yè)務(wù)座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。往來(lái)收發(fā)的傳真可以存儲在個(gè)人的電腦上，也可以存儲在服務(wù)器分配給您的空間中，重要的文件可以打印存檔保存，普通的文檔可以利用存儲、查詢(xún)、查看。
系統提供的自動(dòng)總機、語(yǔ)音信箱、語(yǔ)音布告功能，相當于客戶(hù)服務(wù)中心的ACD和IVR功能，可以引導來(lái)話(huà)者選定不同的服務(wù)，還可以通過(guò)按鍵式音頻電話(huà)聽(tīng)取感興趣的語(yǔ)音資訊；傳真回復不僅提供了方便使用者的語(yǔ)音提示、語(yǔ)音確認信息及對誤操作的處理，同時(shí)提供強大的工具程序來(lái)方便系統管理員對文件進(jìn)行管理、轉換。從系統索取傳真時(shí)，資料索取者可以通過(guò)按鍵式音頻電話(huà)或傳真電話(huà)在語(yǔ)音指導下方便地使用；傳真接收功能提供了個(gè)人和公共的傳真信箱，發(fā)送者可以根據需要給不同的人發(fā)送傳真，而每個(gè)傳真信箱主人只能查看屬于自己的和公共的傳真，確保個(gè)人的隱私；傳真發(fā)送功能提供傳真信箱用戶(hù)可以即時(shí)發(fā)送傳真，也可以定時(shí)發(fā)送傳真，用戶(hù)可以隨時(shí)查詢(xún)發(fā)送結果。系統的詳細功能描述如下：
對于一些外企單位，由于時(shí)差不同給工作帶來(lái)諸多不便，而語(yǔ)音信箱正是解決這一問(wèn)題的最佳方式。語(yǔ)音信箱相當一部高度智能的留言電話(huà)，每一信箱主人皆擁有一個(gè)信箱號碼。來(lái)話(huà)方可將口訊留在此信箱中。信箱主人可以遠程控制，如聽(tīng)取留言，修改密碼，改變問(wèn)候語(yǔ)，另外還具有追蹤功能，一旦有客人留言，立即自動(dòng)撥叫追蹤電話(huà)或呼叫BP機，使留言及時(shí)通知主人。
本系統可設置語(yǔ)音信箱，每個(gè)信箱最多可存儲20條留言，信箱主人可隨時(shí)聽(tīng)取留言并可隨時(shí)修改密碼，管理員可根據需求開(kāi)關(guān)信箱，或為信箱主人查詢(xún)密碼。語(yǔ)音信箱的功能很多，例如：可作為社會(huì )承諾的窗口，提供投訴信箱；可為各個(gè)部門(mén)設置信箱，方便用戶(hù)留言，提出自己的需求及建議，便于管理者掌握市場(chǎng)；可設立多個(gè)私人信箱，保證信息不致丟失。
用戶(hù)通過(guò)語(yǔ)音提示，利用傳真機或電話(huà)索取所需的書(shū)面傳真資料。例如：公司提供可供客戶(hù)索取產(chǎn)品目錄及報價(jià)單；電視臺提供觀(guān)眾索取節目表；廠(chǎng)家提供代理商新產(chǎn)品發(fā)布及代理價(jià)格變更。政府機關(guān)提供公眾政策法規，申辦手續等。
以前利用傳真機發(fā)送資料的方法是：聽(tīng)取客戶(hù)需求 -> 選取所需資料 -> 撥通客戶(hù)傳真電話(huà) -> 發(fā)送傳真資料。
這種方法需要專(zhuān)人負責，辦公效率低。有了傳真資料自動(dòng)回復系統，無(wú)需專(zhuān)人看管，資料索取者只要撥通系統電話(huà)，無(wú)需人工幫助，在清晰、友好的系統提示語(yǔ)指導下，通過(guò)電話(huà)直接或間接的獲得所需的資料。
1．即時(shí)索取傳真
資料索取者須使用傳真機并通過(guò)系統語(yǔ)音的提示輸入所需的資料代碼，并按下傳真機的開(kāi)始 （START）鍵，啟動(dòng)傳真機，傳真可以即刻發(fā)送。
2．授權索取傳真
對于一些加密文檔，只有授權用戶(hù)（比如：代理、分銷(xiāo)商、分公司、會(huì )員等）才有權索取，這時(shí) 資料索取者通過(guò)系統語(yǔ)音的提示輸入自己的帳號及密碼，系統驗證賬號密碼合法，才可以索取。對于
以上兩種索取方式，用戶(hù)可以先索取傳真回復目錄表，一次可以索取一份資料，也可以一次索取多份 資料。
傳真廣播（FAX Broadcast）
我們經(jīng)常會(huì )遇到這樣一些問(wèn)題，很多時(shí)候需要給多個(gè)用戶(hù)發(fā)送同樣一批傳真文件，例如：傳真廣告函，邀請函等，此時(shí)就需要設置專(zhuān)人依次撥打電話(huà)逐一發(fā)送傳真，本系統特為此開(kāi)發(fā)了批量傳真管理程序，管理員只需選擇好要發(fā)送的傳真用戶(hù)，或傳真用戶(hù)組，并設置好要發(fā)送的傳真文件，按下發(fā)送鍵，即可自動(dòng)發(fā)送，系統會(huì )自動(dòng)返回發(fā)送成功及失敗的記錄，便于管理者及時(shí)處理補發(fā)。
傳真接收（FAX Receive Store）
本系統可隨時(shí)接收傳真文件，所接收到的傳真自動(dòng)存儲在相應目錄中，并能獲取傳真發(fā)送方的傳真機號碼，接收結束后自動(dòng)存入相應目錄中。管理者可依據日期及時(shí)間查看所接收的傳真內容，并根據傳真內容的不同作相應的轉發(fā)，或將無(wú)用的傳真刪除。接收到的傳真可以轉存到傳真回復或傳真廣播庫中再次發(fā)送。每一步操作均有明確的提示，要求用戶(hù)確認存盤(pán)，保證操作嚴謹無(wú)誤。
傳真接收分為個(gè)人傳真信箱和公共的傳真信箱，如果系統收到的是個(gè)人傳真，系統將通過(guò)利用TCP/IP協(xié)議，向對應的業(yè)務(wù)座席發(fā)送通知消息，業(yè)務(wù)座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。同時(shí)系統將傳真文件通過(guò)Email服務(wù)器發(fā)到傳真信箱主人的Email信箱中，信箱主人可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真。如果系統收到的是公共傳真，系統將通過(guò)利用TCP/IP協(xié)議，向所有的業(yè)務(wù)座席發(fā)送通知消息，同時(shí)系統將傳真文件通過(guò)Email服務(wù)器發(fā)到所有人的Email信箱中。
傳真服務(wù)器（FAX Server）
系統可以提供在公司內部的局域網(wǎng)中，各工作站可將需要發(fā)送的傳真文件直接傳送到傳真服務(wù)器，由傳真服務(wù)器統一發(fā)送傳真文件；
當系統接收到傳真文件時(shí)，可根據目的號碼向工作站發(fā)送消息，提示某人有新的傳真，員工可在自己的計算機上方便地查看。
語(yǔ)音布告欄（Audiotext）
語(yǔ)音布告欄可以作為企業(yè)對外宣傳的一個(gè)窗口，是樹(shù)立企業(yè)形象，推銷(xiāo)企業(yè)產(chǎn)品的最有效的途徑。語(yǔ)音布告欄服務(wù)允許將事前預錄的訊息存入系統，使用者可依照系統提示獲取所需的資訊。這些資訊可以是：公司介紹，客戶(hù)產(chǎn)品介紹，產(chǎn)品價(jià)格表、天氣預報、報時(shí)、股市行情、列車(chē)時(shí)刻表等。 語(yǔ)音布告欄的級數可以由管理員通過(guò)系統參數進(jìn)行設定。
語(yǔ)音文件錄制工具（Voice Edit Tool）
本系統提供給管理員功能完善的語(yǔ)音文件錄音工具，友好的交互界面及清晰的樹(shù)型結構管理方式，為管理員錄制語(yǔ)音文件提供了極大的方便。
二、系統功能介紹
SmarTalk F3000 傳真服務(wù)器系統除了具備V3000的所有的功能外，包含了傳真回復、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務(wù)器、語(yǔ)音信箱、語(yǔ)音布告等多項功能，可擔負企業(yè)的呼叫中心的任務(wù)，為貴單位傳真自動(dòng)處理提供了最佳解決方案。
傳真服務(wù)器是一項綜合服務(wù)，當有用戶(hù)撥入電話(huà)，系統會(huì )提示公司問(wèn)候語(yǔ)，選擇的服務(wù)包含了自動(dòng)總機、語(yǔ)音信箱、傳真服務(wù)。
例如： 工作時(shí)間問(wèn)候語(yǔ)（PTDAY.VOC）可錄為：
"Thank you for calling SIEMENS, Please dial extention number directly, Or press zero for operator, for Fax service press '4'；for English service press '#'
你好，西門(mén)子公司，請直撥分機號，查號請撥0，傳真服務(wù)請按4。" 下班時(shí)間及節假日的問(wèn)候語(yǔ)請參考"SmarTalk V3000 自動(dòng)總機、語(yǔ)音信箱手冊"。
上例中按'4'進(jìn)入傳真服務(wù)，下面將詳細介紹傳真服務(wù)器各部分功能模塊：
3．1 傳真服務(wù) (Fax Service)
傳真服務(wù)包含接收傳真和傳真回復。
一旦某個(gè)端口設置為傳真服務(wù)(FAXSVR)，當有用戶(hù)撥入電話(huà)，系統會(huì )提示公司問(wèn)候語(yǔ)，選擇的服務(wù)包含收傳真和傳真回復。例如：
PTFAX.VOC "歡迎您致電西門(mén)子公司.
" .\VOCFDM\VFGT.VOC "發(fā)送傳真按1，索取傳真資料按2，退出請按9."
其中PTFAX.VOC存在當前工作路徑，如果存在，則播放公司問(wèn)候語(yǔ)，接著(zhù)播放下一句語(yǔ)音提示；如果該文件不存在，則系統直接播放VFGT.VOC的內容，用戶(hù)可根據實(shí)際需求而定。
傳真服務(wù)操作流程：
說(shuō)明：
1 主呼人聽(tīng)到公司的提示語(yǔ)后，按1進(jìn)入發(fā)送傳真服務(wù)，按2進(jìn)入傳真接收服務(wù)，退出按9。
2 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個(gè)人信箱和發(fā)送到公共信箱。
3 按1之后，轉發(fā)送傳真，詳細流程參見(jiàn)《3.2傳真接收》。
4 按2之后，轉傳真回復，詳細流程參見(jiàn)《3.3傳真回復》。
3．2 傳真接收 (Fax Receive)
系統可以接收處理主呼人發(fā)送給個(gè)人信箱和發(fā)送到公共信箱的傳真。一旦某個(gè)端口設置為傳真接收服務(wù)(FAXRECV)，當有用戶(hù)撥入電話(huà)，系統會(huì )提示輸入傳真信箱號碼,或按*發(fā)送到公共信箱。本模塊也可由傳真服務(wù)->按1發(fā)送傳真轉入。
傳真接收操作流程:
說(shuō)明：
⑴ 主呼人聽(tīng)到公司的提示語(yǔ)后，按1進(jìn)入發(fā)送傳真服務(wù)，按2進(jìn)入傳真接收服務(wù)，退出按9。
⑵ 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個(gè)人信箱和發(fā)送到公共信箱，
3．3 傳真回復 (Fax Demand)
傳真回復分為：即時(shí)索取傳真和授權索取傳真。一旦某個(gè)端口設置為傳真回復服務(wù)(FDM)，當有用戶(hù)撥入電話(huà)，系統會(huì )提示輸入傳真資料代碼，或按*號索取傳真資料目錄,按#索取加密文檔。本模塊也可由傳真服務(wù)->按2傳真回復轉入。
傳真回復操作流程
3．4 發(fā)送傳真 (Fax Send)
傳真發(fā)送功能是服務(wù)器后臺操作的，系統定時(shí)檢查傳真發(fā)送庫，一旦有符合條件的記錄，自動(dòng)選擇空閑端口，按設定的傳真號碼撥號，檢查被叫方的狀態(tài)，若對方有傳真機應答，則開(kāi)始發(fā)送傳真；若對方忙、或無(wú)人接，系統稍后會(huì )再次試撥。若超過(guò)設定次數仍未發(fā)送成功，系統會(huì )通知發(fā)送人作其它處理。
傳真發(fā)送操作流程
